Agence évènementielle : les avantages

Publié le 23 août 2022

Les bonnes raisons de contacter une agence évènementielle pour l'organisation de votre évènement d'entreprise

Faire des séminaires est un outil de management indispensable pour toutes entreprises. Il peut s'agir d'activités de travail, d'activités de détente, de voyages, de team building... Et pour rappel, un Team building est un atelier pour renforcer la cohésion d'équipe. L’idée est non seulement de se réunir entre collaborateurs pour les inciter à travailler ensemble mais aussi pour tisser des liens et renforcer l'esprit d'équipe. C’est l’occasion pour les dirigeants d’entreprise de créer des souvenirs inoubliables entre collègues. Mais faut-il faire appel à une agence évènementielle pour que votre team building soit une réussite ! Voici 8 raisons de le faire.

Un institut préparé pour tous

La principale raison pour engager une agence événementielle c’est le fait de rassembler une équipe qualifiée et expérimentée. Celle-ci peut donner les meilleurs conseils qui soient pour parfaire votre team building. En fait, organiser c’est leur métier. Une telle agence pourra s’occuper de tous les détails techniques et pratiques selon votre cahier de charge.

L'agence événementielle considère les moindres détails. Elle connaît bien le terrain et le site à sélectionner. Elle choisit en fonction des moyens de transport disponible, la restauration en question ainsi que le budget alloué. Quels véhicules à utiliser et où sera le meilleur parking pour toutes les voitures personnelles visiteurs dans le séminaire ? C’est l’agence qui va gérer tout cela. Votre arrivée et votre accueil font donc partie intégrante de sa préparation.

En plus, une agence en séminaire est aussi un professionnel ayant des relations avec divers établissements hôteliers et des restaurants ainsi que des traiteurs. Décoration et animation font partie de l’occupation de l’agence.

Selon vos exigences, tout a été pensé pour rendre votre événement inoubliable et riche en émotions. Qu'il s'agisse d'un voyage d'affaires, d’un séminaire à distance, d’un après-midi team building ou d’une réunion de travail, l’agence prendra soin ou s’occupera de l’intégralité de l’organisation de votre séminaire. Vous aurez un gain de temps inestimable.

Vivre un séminaire comme bon vous semble

On peut organiser des activités team building pour diverses et différentes raisons : anniversaire d’entreprise, récompenser un groupe de collaborateurs, soirée d’entreprise, lancement de produit, soirée dinatoire, etc.

Vous souhaitez proposer des activités en adéquation avec l'image de votre entreprise et avec vos valeurs ?

Une agence événementielle comprend votre façon de voir les choses. Elle fait son possible pour vous proposer un team building entreprise en concordance avec vos objectifs:

Le choix des activités du groupe doit se faire en fonction de votre budget et de vos objectifs communs.

Une agence d’événementiel propose de nombreuses activités ludiques, incentives, créatives adaptées à différents séminaires.

Voici quelques idées d’activités :

• Des activités sportives : VTT, rallye, régate, bowling, les balades en montagne, karting, kayak, segway, tournois de pétanque, canoë et autres activités nautiques.
• Des activités créatives : activités culinaires, cours de cuisine, fresque, peinture, jeu de construction, ateliers plastiques, tir à l’arc et plus encore.
• Des activités ludiques et instructives : réalité virtuelle, escape game, énigmes, murder-party, chasse au trésor, quiz, jeu de piste, bateau dragon, etc.

Pour profiter d’un moment convivial et inoubliable, misez sur des activités insolites et originales en accord avec le thème du séminaire. Sinon, pour faciliter la cohésion, vous pouvez opter pour une activité de team building avec cocktail.

Si vos collaborateurs sont en majorité des jeunes en quête de sensations fortes, optez pour un team building sportif. Organiser un événement nécessite du temps, il faudra éviter l’improvisation. Sachez qu’un team building réussi améliore votre image de marque.

Un seul interlocuteur pour toute négociation

Pour le team building, les options de lieux, de prestataires de services et d'entreprises sont infinies. Sachez que vous devez toucher beaucoup de monde et vous allez vous adresser avec un grand nombre de personnes. Surtout si vous êtes RH, responsable communication/marketing ou assistant(e) direction. Cependant, grâce à l'agence événementielle, vous serez directement en contact avec un seul interlocuteur qui pourra tout gérer. Ce représentant de l’agence sera responsable de toutes les propositions possibles pour votre équipe. Pas question de se perdre dans vos conversations, vos négociations ni de supprimer des mails par inadvertance, ce chef de projet désigné sera votre seul interlocuteur et passera tout le temps dont vous avez besoin avec vous !

Une réalisation conforme à votre budget

Planifier un voyage de motivation, y compris le transport, les hôtels, les repas et toutes autres activités, tout en respectant un budget fixe est sans doute la tâche la plus compliquée. Cela ne doit pas devenir un obstacle pour réaliser votre projet professionnel. À propos de votre capacité d'investissement, l'agence événementielle reste toujours à votre service. Ainsi, vous pouvez être sûr de respecter le budget prévu, et ce, sans la moindre pression.

Les spécialistes de ces agences événementielles alloueront le budget destiné à votre événement comme leur affaire tout en s'efforçant de répondre à toutes vos attentes. L'agence événementielle vous accompagne dans la définition du programme pour vous aider à sélectionner le meilleur créneau horaire en fonction de votre destination. L'agence de team building travaille avec un réseau de partenaires préalablement sélectionnés et négocie avec eux les meilleurs tarifs pour leurs clients.

Un accompagnement personnalisé

Une agence en charge de team building prendra soin de votre demande du premier contact jusqu'à la fin de l'atelier ou du team building. Recourir aux services d’une agence événementielle, c'est donc bénéficier d'un suivi personnalisé dans le délai imparti. En fonction de la taille de votre séminaire ou team building, vous profiterez d’un accompagnement personnalisé de A à Z. Un chef de projet de l'agence restera à votre disposition.

D’ailleurs, une agence spécialisée dans le secteur touristique et événementiel vous apporte son savoir-faire, son expérience et de nombreux services en sus. En particulier, les agences enregistrées en tant qu'agents de voyages peuvent gérer vos réservations de billets de transport, d'hôtels, de restaurants et tout ce qui est lié aux activités de team building. Mais pas seulement !

À l’encontre des particuliers, les services d’une agence professionnelle s’étendent encore plus loin. En fait, elle pourra se charger de tous vos déplacements : depuis chez vous vers l'aéroport, vers votre logement ou vers un endroit pour l’événement. En sus, l’agence en question vous offre des options supplémentaires entre autres un service de conciergerie ou même un assistant de voyage connecté.

Il peut être même envisageable que l’agence embauche un guide local pour mieux comprendre l'histoire et la culture du pays lors de votre visite ou excursion. N’oubliez surtout pas, le choix du lieu est un point important à prendre en compte.

Vous privilégiez d’une approche moderne

La plupart des agences évènementielles d'aujourd'hui adoptent une approche moderne et innovante. Ils utilisent des outils personnalisés et des applications puissantes. Vu le contexte sanitaire actuel, il est même possible d'organiser des « team building à distance ». Vous pouvez donc vous attendre à un team building 100 % en ligne, maximisant la cohésion et des interactions de haute qualité entre les équipes.

Une agence est force de proposition pour des teams building innovants

L'agence événementielle, également agréée agence de voyages, vous propose des parcours stylés, hors des sentiers battus, en sus des activités de team building insolite. Les professionnels du voyage et de l'événementiel sont conviés à des visites pédagogiques, des expositions ou des séances d'information de façon régulière pour découvrir de nouvelles offres intéressantes pour les visiteurs.

Mais ce qu'une équipe d'experts vous apporte vraiment, c'est le rôle d'une agence événementielle pour vous aider à construire un programme qui fonctionne pour vous et répondant à vos objectifs. Afin de parfaire l’organisation de votre team building, une équipe d'experts prendra le temps de discuter de vos objectifs. Le but est de vous proposer des solutions innovantes, pertinentes et parfaitement adaptées.

Une équipe experte sur vos destinations de team building

Un critère à ne pas sous-estimer est l'expérience des professionnels du voyage. À moins de voyager fréquemment seul, la compagnie d'un guide local est un atout majeur pour un événement professionnel réussi. Votre guide connaît la culture de son pays, les coutumes et traditions locales. Il maîtrise la langue officielle, ce qui vous évite bien des embûches.

De nombreuses agences prennent le temps de tester elles-mêmes les circuits qu'elles proposent. Ils vous conseillent et vous guident ensuite dans le choix de l'hébergement, des repas et des activités réalisables sur place. Travaillant avec des agences réceptives locales, ils sont en mesure de vous guider sur place, vous permettant de découvrir et de partager la culture locale en matière de gastronomie ou d'artisanat.

En somme, confier vos activités professionnelles à une agence professionnelle peut vous faire gagner un temps précieux. Mais c'est aussi choisir une organisation précise pour voyager sans stress. Réunir des professionnels pour organiser des événements, c'est mettre en pratique le principal savoir-faire de ces agences. Pour ces dernières, l’organisation d’un séminaire ou d’un team building est un métier à part entière et requiert des compétences spécifiques.

Dans les séminaires d’entreprises, il faudra toujours s’attendre à des imprévus. Quoi qu'il en soit, les événements d'entreprise nécessitent un investissement particulier pour que le temps que vous passez en équipe soit le plus mémorable qui soit.  Les activités en plein air sont les plus appréciées. C’est l’occasion pour vos collaborateurs de prendre un grand bol d’air, de faire des activités ensemble dans la bonne humeur, et atteindre un projet commun. Le team building est la solution clé-en-main pour apporter le bien-être au travail, apprendre la gestion du stress, et favoriser le sentiment d’appartenance.